מכירים את המונח "ייעול תהליכים בעסק" כבר שנים ותמיד הזנחתם את הנושא לטובת טיפול בדברים דחופים יותר? נחשו מה? אתם לא היחידים! נטייה נפוצה של בעלי עסקים רבים היא להתעסק בכיבוי שריפות ופחות בייעול תהליכים, כלומר שיפור לטווח הארוך, כזה שמתבטא בהפחתת הזמן לביצוע משימות, צמצום הוצאות ובסופו של דבר תוצאה של גידול ברווחים.
עוזי שבת, מנכ"ל Digital Solutions, יסביר במאמר הבא למה כל כך חשוב לעסוק בייעול תהליכים בעסק ויספק לכם הצצה לשלושה אמצעים מרכזיים שיקפיצו לכם את העסק, תודו לנו אחר כך.
אוטומציה
מילה אחת עם משמעות כל כך עצומה ורחבה. כל הנושא של אוטומציה מעסיק בעלי עסקים רבים, והאמת שמדובר במונח סופר רלוונטי לכל תחום. אני יודע, אתם בטח קוראים את המאמר ובכלל מודים שיש לכם זמן לכך, אני מודע לזה כי הייתי שם. עד שהחלטתי שאני שם לעצמי תמרור עצור ומקדיש מספר שעות למיפוי והגדרה של תהליכי ייעול.
בסופו של דבר יש לנו נטייה כבעלי עסקים וכעצמאיים להתעסק בדברים הדחופים, לטפל בהם ולאחר מכן להתפנות לדברים שאנו מגדירים "אקסטרה". אז נכון, יש אקסטרה ויש דברים שאתם חושבים שהם אקסטרה אבל הם ממש לא. אוטומציה בארגון ואפילו כחלק ממשמעת עצמית היא סופר חשובה, נסו להוריד מעצמכם כמה שיותר דברים, תנו לרובוטים של המערכות לעבוד עבורכם ותראו איך התפוקה שלכם עולה בעשרות ואף במאות אחוזים.
שימוש במערכות התראה וניהול משימות כמו Google Calendar או Asana כבר יוריד מכם את עול ההתעסקות בביצוע משימות וניהול פגישות מהרגע להרגע. כל דבר שאתם יכולים להגדיר במערכות בהן אתם משתמשים בעבודה השוטפת, שמאפשר להן לבצע באופן אוטומטי ועצמאי, לכו על זה! כמובן שיש לבצע התאמות ולוודא כי הדברים מתבצעים על הצד הטוב ביותר אך מדובר בפעולות סופר חשובות שעם הזמן עוזרות לנו לאמץ אותן כהרגלים, אותם הרגלים שיובילו לחסכון של עשרות שעות עבודה שיושקעו בדברים מועילים אחרים.
קידום אורגני
מה הקשר בין ייעול תהליכים וקידום אורגני? בשונה מקידום ממומן שמביא תוצאות כאן ועכשיו ומטרתו הברורה היא נטו למכור או להשיג פרטי לקוחות פוטנציאליים, קידום ללא דמי פרסום (אורגני) מניב תוצאות לטווח ארוך מאוד, מייצר קשר דו כיווני עם הגולשים ויש לו את הכוח "להסמיך" אתר כאותוריטה בתחומו.
קידום אורגני בגוגל מתבסס על מחקר מילות מפתח, שתוצאותיו מורכבות משאילתות חיפוש שבוצעו ע"י גולשים בשנה האחרונה. את המחקר יש לסנן ולמיין ולהשאיר אך ורק את הביטויים הרלוונטיים, עם התחרות הנמוכה והבינונית (אלא אם כן אתם מספיק וותיקים וחזקים) ולוודא שניתן לשלב אותם במשפטים שוטפים כחלק מהטקסטים בעמודים, אחרת הפעילות תצטייר כלא טבעית, מעין מכירה אגרסיבית.
במידה ועשיתם עבודה מספיק טובה בקמפיין האורגני,הצלחתם להגיע למיקומים גבוהים (לא נעסוק במספרים, כל אחד והשאיפות שלו) ולמעשה שריינתם לעצמכם מקום מכובד למשך תקופה מסוימת. ישנן תוצאות אורגניות שנשמרות לטווח של למעלה משנה, עם תחזוקה מינימלית, אפילו בתחומים עם תחרות לא פשוטה בכלל!
צ'אט בוט / Whatsapp Business
איך אפשר בלי הרובוט שמחליף אותנו בכל נושא התמיכה ושירות הלקוחות באתר? ומה לגבי פרופיל וואטסאפ שמטפל בבעיות הנפוצות של הלקוחות באופן פשוט למדי וחוסך מכם עשרות שעות חודשיות של טיפול בתקלות או בחוסר הבנה מצד הלקוח.
שירות לקוחות הוא סופר קריטי עבור כל עסק, במיוחד לכאלה שבאמת מספקים שירותים או מוצרים אונליין. אולי התרחיש הבא ידבר אליכם קצת יותר: נכנסתם למשרד, התיישבתם בעמדה והתחלתם לעבור על מיילים. לפתע, קיבלתם הודעה מלקוח זועם שהשאיר פרטים באתר, תוך כדי טיפול באותו לקוח אתם מקבלים הודעת וואטסאפ מהאתר (הרי עליכם אפילו את האחריות למענה טלפוני) מלקוח שמתקשה ברכישה אונליין ומעוניין בעזרתכם. חשבו כמה זמן לקח לכם לטפל בלקוחות, לסיים לעבור על המיילים ולהתחיל את יום העבודה? סיוט של כל משווק שאינו מתפקד כנציג שירות לקוחות.
נסו להוריד מעצמכם כמה שיותר מטלות ועומסים מיותרים בכדי להצליח לייצר רצף עבודה של כמה שעות (עם הפסקות כמובן). צרו לכם סדר יום מתוכנן ומאוזן, שכולל גם לימוד עצמי, גם עבודה על לקוחות וכמובן זמן לפיתוח העסק עצמו. אל תשכחו כי גולשים רבים מאוהבים ברעיון שיש להם עם מי לדבר, העובדה שבכלל יש מישהו בצד השני שנותן מענה, הצד האנושי הזה באתרים עושה את שלו ובונה אמינות לאורך זמן.
לסיכום: בדקו מה הן האופציות הרלוונטיות עבורכם לייעול תהליכים בעסק שלכם. גם אם זה יקח כמה שעות של בדיקות, השוואות וביצוע פיילוטים, עשו זאת בכדי לפנות זמן לפעולות אחרות שיוכלו להגדיל את ההכנסות שלכם באופן ישיר ובאופן כללי להגדיל את ההספק היומי שלכם.
אל תתביישו לעשות סקר שוק, להתייעץ עם קולגות ואפילו לרחרח בקבוצות פייסבוק וואטסאפ הרלוונטיות לתחומכם.
הכתבה הינה כתבת אורח של עוזי שבת, הבעלים של חברת Digital Solutions.
